Accès aux renseignements sur la santé
La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé confère à un patient (ou à son mandataire spécial) le droit de consulter ou de recevoir une copie de ses renseignements personnels sur la santé.
Avant de demander l’accès à des renseignements personnels sur la santé, veuillez lire l’information présentée ci-dessous. Vous pouvez également communiquer à tout moment avec votre agent local de protection de la vie privée pour poser des questions ou soulever des préoccupations au sujet de votre demande.
Comment présenter une demande
Étape 1 – Déterminez les renseignements que vous cherchez
Types de renseignements que l’on trouve couramment dans un dossier de santé des soins à domicile et en milieu communautaire
Les renseignements comprennent, sans s’y limiter :
- les évaluations;
- les notes cliniques;
- les photographies cliniques;
- les documents de consentement (p. ex. consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements, consentement au traitement, contacts propres au patient, autres directives sur le consentement);
- la correspondance entre notre personnel et d’autres professionnels de la santé concernant les soins de santé du patient;
- les données démographiques;
- les diagnostics;
- les fournitures et le matériel;
- les antécédents en matière de santé et de soins de santé;
- les documents juridiques (p. ex. documents de procuration, documents de tutelle, documents désignant les mandataires spéciaux ou ordonnances du tribunal);
- les demandes pour obtenir une place dans un foyer de soins de longue durée;
- les documents ayant trait aux médicaments administrés;
- les ordonnances médicales de membres du personnel infirmier praticien, de médecins, etc.
- le renvoi pour l’admissibilité aux services et la prestation de soins (p. ex. soins primaires, hôpitaux, écoles);
- les rapports (p. ex. rapports des fournisseurs de services, rapports de consultation, sommaires de congés);
- l’historique des services;
- les plans de traitement et de soins et les plans de services.
Étape 2 – Découvrez qui peut ou ne peut pas présenter une demande d’accès à un dossier de santé
Si vous faites une demande pour avoir accès à vos renseignements personnels sur la santé, vous devrez peut-être fournir une preuve d’identité. Nous présumons que vous êtes en mesure de prendre vos propres décisions concernant vos renseignements personnels sur la santé.
Si vous demandez les renseignements personnels sur la santé d’une autre personne, nous demanderons le consentement du patient. Si le patient ne peut pas prendre ses propres décisions, la loi nous indique qui peut prendre des décisions pour lui. Vous pourriez être appelé à fournir des documents (c. à d. procuration relative aux soins de la personne) à l’appui de votre rôle de mandataire spécial.
Si vous demandez les renseignements personnels sur la santé d’une personne décédée, vous devez fournir la preuve que vous êtes responsable de la succession de la personne (c. à d. certificat du fiduciaire testamentaire ou testament).
Étape 3 – Renseignez-vous sur les frais qui peuvent s’appliquer
Les frais suivants peuvent s’appliquer à votre demande d’obtention de renseignements personnels sur la santé et le paiement peut être exigé avant la communication des documents. Si des frais s’appliquent, nous vous fournirons le montant estimatif avant de procéder au traitement de votre demande.
| Les frais fixes qui comprennent l’un ou l’ensemble des éléments suivants : | |
|---|---|
| Réception et clarification de la demande Remise d’une estimation des frais Localisation et récupération des documents Examen du contenu des documents (les 15 premières minutes) Préparation d’une lettre de réponse Préparation des documents pour la copie, l’impression ou la transmission électronique Photocopie ou impression des 20 premières pages Emballage des documents pour l’expédition ou télécopie d’une copie imprimée | 30 $ |
| Les frais supplémentaires peuvent comprendre les éléments suivants : | |
| Production de photocopies et d’imprimés d’ordinateur | 0,25 $ la page (après les 20 premières pages) |
| Production d’une copie papier d’un document à partir d’un microfilm ou d’une microfiche | 0,50 $ la page |
| Création et fourniture d’une disquette, d’un disque compact ou d’une clé USB contenant une copie des documents stockés dans un format électronique | 10 $ |
| Impression d’une photo | De 10 $ à 32 $ (selon la taille de l’impression) |
| Examen des documents pour déterminer s’ils contiennent des renseignements personnels sur la santé auxquels l’accès ou la divulgation peut ou doit être refusé | 45 $ par tranche de 15 minutes après les 15 premières minutes |
Étape 4 – Soumettez votre demande
- Remplissez le formulaire dans son intégralité. Soyez aussi précis que possible lorsqu’il s’agit de décrire les documents que vous cherchez (c. à d. un document en particulier, tous les documents d’une date ou d’une période donnée, tous les documents d’un certain type, le dossier entier, etc.).
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières en ce qui a trait à la communication des renseignements (c. à d. un format particulier), veuillez l’indiquer dans le formulaire ou communiquer directement avec nous pour discuter de vos besoins.
Si vous avez besoin d’aide pour remplir le formulaire de demande, veuillez communiquer avec nous.
- Si des frais s’appliquent, mais que vous souhaitez demander une exemption, vous devez présenter une demande écrite pour que certains ou la totalité des frais soient annulés. Votre déclaration doit expliquer en quoi le paiement des frais vous causera des difficultés financières. Vous devez soumettre cette demande avec votre formulaire de demande.
- Vous pouvez nous apporter le formulaire de demande en personne, ou encore nous l’envoyer par télécopieur, par courriel ou par la poste en utilisant les coordonnées indiquées sur le formulaire.
Comment nous répondons à votre demande
À quelques exceptions près, nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la date de réception de votre demande.
Nous vous ferons part de notre décision dans une lettre. S’il y a lieu, la lettre décrira votre droit de contester notre décision et la façon d’interjeter appel si vous le souhaitez.
Si des frais s’appliquent, votre personne-ressource vous informera si un paiement anticipé est requis ou si des frais vous seront facturés.
Nous communiquerons les renseignements personnels sur la santé à vous ou à votre mandataire spécial (p. ex. un membre de la famille ou un ami) en personne, par service de messagerie ou par voie électronique sécurisée. Santé à domicile Ontario s’engage à ce que vos renseignements vous soient accessibles. Si vous avez besoin que nous vous transmettions vos documents dans un autre format, veuillez nous le faire savoir.
