Fichiers de renseignements personnels
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, Santé à domicile Ontario publie un répertoire de fichiers de renseignements personnels.
Dans la présente page, vous trouverez la liste des fichiers de renseignements personnels qu’utilise Santé à domicile Ontario.
| Nom du fichier de renseignements personnels | Programme ou activité | Description | Types de renseignements personnels | Utilisateurs autorisés | Personnes visées dans le fichier | Format | Autorisation légale | Conservation |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Correspondance externe – Général | Communications générales | Correspondance générale par courriel, par la poste ou par télécopieur (peut contenir des renseignements sur la santé ou d'autres renseignements personnels) | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse, autres données démographiques, renseignements personnels sur la santé | Destinataires nommés | Grand public, patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Correspondance de la haute direction | Communications générales | Communication sur divers sujets | Nom, adresse, téléphone | Directrice générale | Grand public | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Liste des membres du conseil d'administration | Gouvernance opérationnelle | Listes de membres actuels ou d'anciens membres du conseil d'administration | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Directrice générale | Membres du conseil d'administration | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Fichiers personnels des membres du conseil d'administration | Gouvernance opérationnelle | Coordonnées, déclarations et formulaires de technologie de l'information signés par les membres du conseil d'administration | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Conseil d'administration | Membres du conseil d'administration | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Communications externes | Communications générales | Brochures, affiches, bannières, fiches de renseignements, rapports annuels, communiqués de presse, vidéos, communiqués externes, présentations, discours, notes d'allocution, histoires de patients, lettres de patients, contenu sur le Web | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Communications, stratégies et participation | Patients | Électronique, papier, disque compact | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Communications internes | Communications générales | Mise à jour de renseignements, contenu intranet, avis et annonces de communication interne, notes d'information | Nom, photo, antécédents professionnels | Communications, stratégies et participation | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Mobilisation des intervenants | Communications générales | Présentations, feuilles de présence, sondages, Héros à la maison (formulaires de mise en candidature, listes d'adresses, lettres, certificats), dossiers de planification d'événements | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Communications, stratégies et participation | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Relations avec les médias | Communications générales | Notes d'information, messages clés, antécédents médicaux | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Communications, stratégies et participation | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Communications sur la gestion de problèmes | Gestion de problèmes | Plaintes acheminées ou interruption de travail, par exemple | Nome, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Communications, stratégies et participation | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Biographies | Gestion de problèmes | Biographies de membres de la haute direction, d'organismes partenaires et du conseil d'administration | Nom, photo, antécédents professionnels | Communications, stratégies et participation | Employés et membres du conseil d'administration | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Signatures électroniques | Processus pour les signataires autorisés | Signatures électroniques de membres de la haute direction | Nom et signature | Communications, stratégies et participation | Employés | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Consentements | Communications et relations publiques | Consentements pour prendre des photos et des vidéos ou pour donner une entrevue | Nom et signature | Communications, stratégies et participation | Grand public, employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Listes de contacts internes et externes | Communications et relations publiques | Listes de personnes à contacter (coordonnées d'employés ou de partenaires de soins de santé, par exemple) | Aucun | Communications, stratégies et participation | Employés, partenaires ou intervenants externes | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Photos | Communications et relations publiques | Photos d'employés, de patients, d'aidants, de partenaires de soins et du grand public et photos achetées (photos Thinkstock, par exemple) | Nom, photo | Communications, stratégies et participation | Grand public, employés | Électronique, disque compact | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Notes de réunions ou de conférences de cas avec un ou une patient.e | Soins aux patients | Notes de réunions entre le ou la patient.e, la famille et le fournisseur de services | Nom du ou de la patient.e, no d'identification | Services aux patients | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Commentaires, compliments ou plaintes de patients | Qualité et risques | Documents originaux sur les appels, courriels et messages vocaux de patients, documents de suivi par les employés du centre d'accès | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, courriel, téléphone | Services aux patients | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Ententes – Étudiants | Ressources humaines | Ententes de strage pratique pour étudiants en médecine | Nom, courriel, téléphone | Ressources humaines | Étudiants | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Rapports de lit disponible en foyer de soins de longue durée | Soins aux patients | Rapport | Nom, Assurance-santé de l'Ontario, renseignements personnels sur la santé | Dirigeants cliniciens et non cliniciens | Patient | Papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Rapports sur l'analyse interne et les opérations | Veille stratégique | Tous les rapports, données brutes et scripts de codage en formats divers, séparés en fonction du programme dans des fichiers partagés, de sorte que des employés d'autres services puissent y accéder | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse, autres données démographiques, renseignements personnels sur la santé | Responsables de la veille stratégique | Patients, visiteurs, fournisseurs, employés, médecins | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Ententes et contrats | Gestion de contrats | Ententes et contrats liés à la fourniture de biens et de services, aux baux et aux obligations; comprend les protocoles d'entente et les ententes avec les organismes fournisseurs | Nom et coordonnées, détails des arrangements financiers | Équipes responsables des installations, finances et contrats, équipe de la haute direction | Membres du conseil d'administration, employés, fournisseurs | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Ententes sur le stationnement | Gestion de contrats | Dossiers sur le stationnement réservé aux employés, sur les lieux de bureaux | Nom, no d'identification, adresse, véhicule | Installations et finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Rapports d'incidents | Qualité et risques | Rapports d'incidents survenus sur les lieux où une personne a été blessée | Nom et coordonnées de la personne, détails de la blessure ou de l'incident | Installations, ressources humaines et risques | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Services de sécurité | Gestion des installations | Dossiers sur les mesures prises pour assurer la sécurité des employés et visiteurs comme des mesures de contrôle physiques, techniques et administratives, par exemple, des systèmes de sécurité, d'alarme et de contrôle d'accès et des cartes d'identité personnelle (avec photo), registres d'autorisation, de contrôle d'accès et de sécurité et rapports d'incidents | Nom des employés et parties contractantes, no d'identification, photo, no de plaque d'immatriculation | Installations | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Registre des visiteurs | Gestion des installations | Dossiers sur les visiteurs (y compris le no de plaque d'immatriculation des employés en visite et des autres visiteurs) à chaque bureau principal aux fins d'évacuation en cas d'incendie | Nom de l'employé.e, no de plaque d'immatriculation | Installations | Employés, visiteurs | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Comptes créditeurs | Gestion des finances | Dossiers sur le traitement des paiements remis aux organismes fournisseurs de services, fournisseurs divers, écoles privées, cliniques et employés internes | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Finances | Patients, visiteurs, fournisseurs, employés, médecins | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | 7 ans |
| Comptes débiteurs | Gestion des finances | Dossiers sur le traitement des paiements reçus de syndicats, le remboursement de la taxe de vente harmonisée et de l'impôt foncier, le prêt de services et le partage de frais et de services | Nom, données sur la rémunération et les avantages sociaux | Finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | 7 ans |
| Reçus de caisse et reçus de dons, entre autres | Gestion des finances | Dossiers sur les dons, les prestations et d'autres fonds versés en espèces | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Finances | Employés, patients, grand public | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | 7 ans |
| Registre d'un compte chèques | Gestion des finances | Dossiers sur les chèques qui incluent les dates d'émission, les montants versés, l'objet de chaque paiement, les rapports sommaires, les soldes et les données de rapprochement | Nom, données sur la rémunération et les avantages sociaux | Finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | 7 ans |
| Signature électronique pour la banque | Gestion des finances | Dossiers sur l'approbation par signature électronique, spécimens de signatures, essais | Nom, signature | Finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Remboursement de dépenses engagées par un.e employé.e | Gestion des finances | Dossiers sur les demandes de remboursement soumises par des employés aux comptes créditeurs | Nom, données sur la rémunération et les avantages sociaux | Finances | Employés | Papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | 7 ans |
| Gestion des assurances, des politiques et des demandes | Gestion des finances | Dossiers concernant la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, modèles de formulaires, factures liées à des demandes de remboursement, rejets de chèques ou de demandes de remboursement, Healthcare Insurance Reciprocal of Canada, factures payées, ententes contractuelles et procédures | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse | Finances | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Fichiers de facturation des fournisseurs de services aux patients | Gestion des finances | Dossiers sur les factures, paiements et rapprochements dans le système CHRIS, avis par courriel de transferts électroniques de fonds, rapports, horaires et procédures | Nom du ou de la patient.e, no d'identification | Finances | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Registres du Régime de pensions du Canada | Ressources humaines | Dossiers de sélection et de révocation d'employés | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Documents sur les avantages sociaux pour les employés | Ressources humaines | Assurance-vie, assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels, Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, Healthcare of Ontario Pension Plan, assurance contre les frais dentaires, assurance-maladie complémentaire, invalidité de longue durée | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance, données sur la rémunération et les avantages sociaux | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Documents sur la rémunération des employés / Feuilles de paie | Ressources humaines | Quadrant | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, données sur la rémunération | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Demandes de remboursement des dépenses des employés | Gestion des finances | Véhicule, autoroute 407 à péage électronique, stationnement | Nom de l'employé.e, service, no de référence pour la facturation et code postal du ou de la patient.e | Équipe responsable de la paie et membre de l'équipe des finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Relevé d'emploi | Ressources humaines | Relevé d'emploi | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, données sur la rémunération | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Formulaires TD1 pour les employés | Paie | Dossiers d'impôt | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Traitement de la période de paie pour les employés et l'employeur | Paie | Paiements bimensuels | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance, données sur la rémunération et les avantages sociaux, statut de l'employé.e | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Rapports de paie bimensuels pour les employés et l'employeur | Paie | Rapports du système nécessaires pour payer et enregistrer les exigences opérationnelles | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance, données sur la rémunération et les avantages sociaux, statut de l'employé.e | Équipe responsable de la paie | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Écritures de journal et dans le grand livre, rapprochements | Gestion des finances | Comptes de paie équilibrés | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, données sur la rémunération | Équipe responsable de la paie et membre de l'équipe des finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Contributions au régime de retraite Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP) | Ressources humaines | Contributions au régime de retraite HOOPP et nombre de semaines de service | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, données sur la rémunération | Paie, ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Versements des retenues sur la paie | Paie | Paiement des retenues obligatoires et des comptes de paie, par exemple, les prestations de retraite, les Obligations d'épargne du Canada, les prestations de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, l'impôt-santé de l'employeur, Manulife, le régime enregistré d'épargne-retraite, Goodlife, l'Agence du revenu du Canada, les cotisations syndicales et les saisies-arrêts | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, données sur la rémunération | Équipe responsable de la paie et membre de l'équipe des finances | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Système d’information sur les ressources humaines Quadrant | Paie | Base de données sur la paie et les ressources humaines | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance, données sur la rémunération et les avantages sociaux, statut de l'employé.e | Équipe responsable de la paie – D'après les règles sur l'accès au système de ressources humaines Quadrant | Employés | Électronique et papier | Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Déclaration fiscale de fin d'exercice et rapprochement des comptes | Paie | Versements à l'Agence du revenu du Canada, T4 et T4A | Nom de l'employé.e, no d'identification, adresse, numéro d'assurance sociale, date de naissance, données sur la rémunération et les avantages sociaux, statut de l'employé.e | Service de la paie et des ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Entente de confidentialité et consentement du ou de la patient.e | Protection de la vie privée | Entente de confidentialité signée par les visiteurs, formulaires de consentement du ou de la patient.e, autorisation de visite à domicile | Nom, signature | Équipe de protection de la vie privée | Visiteurs | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Dossiers de santé des patients | Soins des patients | Tous les dossiers de santé des patients en papier, scannés et consignés dans le système de gestion des renseignements sur la santé des patients (CHRIS) | Nom, adresse, téléphone, date de naissance, genre, situation de famille, no de carte Santé, no d'identification, renseignements personnels sur la santé | Services aux patients, Finances, Contrats, Gestion de l’information sur la santé, Aide à la prise de décisions | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | Adultes : 10 ans après la mise en congé Enfants : 10 ans après leur 18e anniversaire |
| Dossiers de réponses aux demandes de renseignements | Protection de la vie privée | Copie du dossier et des documents connexes divulgués | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse, autres données démographiques, renseignements personnels sur la santé | Gestion de l’information sur la santé | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Outil de suivi des demandes de renseignements | Protection de la vie privée | Accès aux renseignements personnels sur la santé et protection de la vie privée | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse, autres données démographiques, renseignements personnels sur la santé | Gestion de l’information sur la santé | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Documents et rapports d'audit relatifs à la protection de la vie privée | Protection de la vie privée | Rapports et registres d'accès, notes d’enquête | Nom du ou de la patient.e, no d'identification | Gestion de l’information sur la santé et équipe de protection de la vie privée | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Rapports d’incidents d'atteinte à la vie privée | Protection de la vie privée | Rapports d’incidents d'atteinte à la vie privée (documentés dans le système de gestion des incidents) | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse, autres données démographiques, renseignements personnels sur la santé | Gestion de l’information sur la santé et équipe de protection de la vie privée | Patients, visiteurs, fournisseurs, employés et médecins | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Documents sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | Protection de la vie privée | Dossiers sur la gestion de demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, y compris les demandes de correction de renseignements personnels et les plaintes relatives à la vie privée | Nom et coordonnées des personnes soumettant une demande, des tiers et des plaignants | Équipe responsable de la protection de la vie privée et des dossiers administratifs | Personnes soumettant une demande | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Gestion des absences | Ressources humaines | • Rapports d'absence • Tableau de suivis • Lettres | Nom | Ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Renseignements sur les avantages sociaux | Ressources humaines | • Livrets (HOOPP et Manulife) • Feuilles de renseignements • Tarifs • Compte de dépenses en soins de santé • Formulaires | Nom | Ressources humaines et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Rémunération | Ressources humaines | • Administration des salaires • Échelles salariales • Lettres • Équité salariale • Évaluation des emplois | Nom | Ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Dossiers de concours | Ressources humaines | • Description de travail • Questions et critères relatifs à toutes les personnes interviewées • Notes d'entrevue et d'embauche • Accusés de réception et lettres de refus • Formulaires d'embauche | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Ressources humaines | Employés et candidats | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | 10 ans |
| Dossiers et fichiers des employés | Ressources humaines | • Formulaire de consentement et d'autorisation du ou de la candidat.e • Curriculum vitæ • Références • Lettres d'offre d'emploi, promotion, rétrogradation, mutation, reconnaissance de services, vérification d'emploi, démission ou retraite • Autorisation de changement de salaire ou de statut • Demandes d'avantages sociaux et de changements • Documents sur le régime de retraite et changements connexes • Évaluations du rendement au cours de la période de probation et par la suite • Documents sur les mesures disciplinaires, registres des congés (date de destruction spécifique) • Diplômes, certificats de perfectionnement professionnel • Dossiers de formation • Confirmation de désignation • Vérifications judiciaires, vérification de l’aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables • Fonctions de juré • Affaires syndicales | Nom, no d'identification, téléphone, éducation, antécédents professionnels, salaire, observations, adresse, avantages sociaux | Ressources humaines | Employés | Papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | 50 ans |
| Dossiers de renseignements sur la santé des employés | Santé et sécurité au travail | • Évaluations ergonomiques • Plans de retour au bureau • Immunisation • Gestion des limitations fonctionnelles | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Santé et sécurité au travail et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Dossiers sur les incidents et accidents des employés | Santé et sécurité au travail | • Rapports d'incidents et d'accidents | Nom | Santé et sécurité au travail et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Demandes d'emploi | Ressources humaines | • Description de travail • Formulaire de rajustement des équivalents temps plein • Courriels d'approbation | Nom | Ressources humaines et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Comité mixte de santé et sécurité au travail | Santé et sécurité au travail | • Procès-verbaux • Ordres du jour • Membres | Nom, photo | Santé et sécurité au travail et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Fichiers des relations de travail | Ressources humaines | • Conventions collectives signées • Lettres d'entente • Procès-verbal du règlement • Notes d'arbitrage, griefs • Notes de négociations • Procès-verbaux des réunions syndicales-patronales • Correspondance des syndicats • Prix, décisions • Listes d'ancienneté | Nom | Ressources humaines et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Dossiers sur la santé et la sécurité au travail | Santé et sécurité au travail | • Rapports d'incidents et d'accidents • Rapports d'inspection mensuels • Tests d'ajustement d'un masque • Premiers soins • Compétences des superviseurs • Analyses des exigences physiques | Nom | Santé et sécurité au travail et autres personnes autorisées | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Amélioration du rendement | Ressources humaines | • Documents sur l'évaluation et l'amélioration du rendement en format papier ou électronique | Nom, date de début, années de service | Ressources humaines, gestionnaire d'employés | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Dotation en personnel – Demandes d'emploi non sollicitées | Ressources humaines | • Curriculum vitæ • Lettre de présentation | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Ressources humaines | Candidats | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Subvention pour le perfectionnement professionnel | Ressources humaines | • Demande de remboursement de dépenses | Nom | Ressources humaines | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail | Santé et sécurité au travail | • Formulaire 7 • Relevé des coûts d'accidents • Relevés de l'entreprise suivant la Nouvelle méthode expérimentale de tarification par incidence (NMETI) | Nom | Santé et sécurité au travail et autres personnes autorisées | Employés | Papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Ententes relatives aux soins autogérés et à l'enseignement à domicile | Contrats | Ententes relatives à l'enseignement à domicile, Ententes de financement direct relatives aux soins autogérés, Ententes relatives aux soins autogérés, toute correspondance et tout document connexes | Nom, adresse, no d'identification, plan de services | Employés d'organismes retenus par contrat, ententes utilisées au besoin par les services des finances, des risques ou des services aux patients | Patient.e et aidant.e | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Gestion des biens, fournitures et équipements médicaux | Contrats | Listes pour gérer les stocks d'équipements médicaux de l'organisme (le rapport porte le nom du ou de la patient.e), renseignements sur l'achat, garantie et devis de réparation pour les équipements de l'organisme, maintenance préventive, détails sur les rappels et les commandes en retard, éducation (portes ouvertes, séances de formation sur l'utilisation d'une pompe), catalogues de fournitures et d’équipements médicaux, feuilles d'inventaire, commentaires sur les équipements, formulaires, entre autres | Nom | Employés d'organismes retenus par contrat, ententes utilisées au besoin par les services aux patients | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Documents de préparation à l'agrément | Qualité et risques | Dossiers sur l'agrément | Nom, photo, no d'identification | Qualité et risques | Employés et patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Rapport sur les événements | Qualité et risques | Rapports sur les événements, compliments and plaintes | Nom, no d'identification du ou de la patient.e, adresse courriel, téléphone | Qualité et risques | Employés, patients, organismes fournisseurs de services | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Sondages sur la satisfaction des patients | Qualité et risques | Sondages sur l’évaluation de l’expérience des patients et des aidants, enquêtes internes, appels de suivi | Nom, no d'identification, adresse, téléphone | Qualité et risques | Patients et aidants | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Rapports et analyses d'audit et d'utilisation | Qualité et risques | Audits 5S de cliniques, Temps d'attente, Analyse du tableau de bord équilibré, analyse des programmes d'amélioration de la qualité | Nom du ou de la patient.e, no d'identification, adresse | Qualité et risques | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Examens de cas | Qualité et risques | Dossiers sur les cas à risque élevé et l'évaluation de la qualité de soins prodigués | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Gestionnaire, Qualité et risques | Patients | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Plan d'urgence et de continuité des activités | Qualité et risques | Plan d'urgence et toutes les annexes, y compris les processus à suivre en cas d'évacuation et d'interruption des activités | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Gestionnaire, Qualité et risques | Employés | Électronique et papier | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée | En cours de révision |
| Réclamations fondées en droit | Qualité et risques | Dossiers sur les réclamations contre l'organisme ou des organismes fournisseurs de services | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Gestionnaire, Qualité et risques | Patients et personnes soumettant une demande de renseignements | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Réclamations fondées en droit (éventuelles) | Qualité et risques | Dossiers sur les réclamations éventuelles contre l'organisme ou des organismes fournisseurs de services | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Gestionnaire, Qualité et risques | Patients et personnes soumettant une demande de renseignements | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Bases de données sur les risques | Qualité et risques | Bases de données sur les cas et les consultations au service des risques | Nom du ou de la patient.e, no d'identification | Gestionnaire, Qualité et risques | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Stratégie sur l'expérience des patients | Expérience des patients | Documents sur la stratégie relative à l'expérience des patients et sur son rapport avec la stratégie organisationnelle, y compris les tableaux de bord, les renseignements sur le ou la patient.e et sa famille ainsi que sur le Comité consultatif des patients et des familles | Nom, adresse domiciliaire, téléphone | Expérience des patients | Patients | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Commentaires des patients : plaintes et compliments | Qualité et risques | Dossiers et rapports sur les plaintes et les compliments de patients, membres de la famille, députés, députés provinciaux ainsi que de la ligne Action du ministère de la Santé au moyen de la ligne INFO ou d'un facilitateur chargé du traitement des plaintes | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Qualité et risques, gestion des services aux patients, équipe de la haute direction | Patients, visiteurs, fournisseurs, employés et médecins | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Appels des patients et des familles | Qualité et risques | Rapports et dossiers d'appel dans le cadre du processus de traitement de plaintes | Nom, adresse domiciliaire, téléphone, renseignements personnels sur la santé | Qualité et risques, gestion des services aux patients | Patients, visiteurs, fournisseurs, employés et médecins | Électronique | Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, Loi de 2019 pour des soins interconnectés, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | En cours de révision |
| Nom du fichier de renseignements personnels | Programme ou activité | Description | Types de renseignements personnels | Utilisateurs autorisés | Personnes visées dans le fichier | Format | Autorisation légale | Conservation |